3 tipp, hogy professzionálisabbnak tűnjön a munkahelyi e-mailekben

A modern korban a munkája megkövetelheti, hogy e-maileket küldjön munkatársainak, főnökeinek, ügyfeleknek és egyebeknek.

Az Ön e-mailjei nem egyszerű üzenetek; azt képviseli, hogy ki vagy, mint professzionális alkalmazott. Ezért szeretne megbizonyosodni arról, hogy minden elküldött e-mailje jól megírt és könnyen olvasható.

Ha cége egy meghatározott programot használ – például a Microsoft Outlookot –, érdemes lehet megtanulnia a jelentkezés módját üzenet formázása . Függetlenül attól, hogy milyen platformot használ az üzenetküldéshez, számos alapvető tippet kell figyelembe vennie, mielőtt rákattint az e-mail küldésére.

A szakmai szférában való működés bárki számára kihívást jelenthet, de talán leginkább azok számára, akik mentális betegségek vagy más mentális egészségügyi problémák tüneteit kezelik.

Szerencsére számos online eszköz áll rendelkezésre, amelyek segítenek kezelni ezeket a stresszorokat, jó megküzdési mechanizmusokat fejleszteni, és megosztani érzéseidet. Kattints ide további információkért és cikkekért, amelyek további betekintést nyújtanak, és szükség esetén hozzáférhetnek a kezeléshez.

Lektoráltassa munkahelyi e-mailjeit

A rendelkezésedre álló legfontosabb és legértékesebb eszköz a lektorálás. Mielőtt az e-mail elküldésén gondolkodna, fontoljon meg egy fontos kérdést: van-e értelme az e-mailnek nyelvtani és logikai szempontból?

Ellenőrizze az esetleges nyelvtani hibákat az e-mail előre beépített helyesírás-ellenőrzőjével, ha elérhető. Ha kétségei vannak a helyesírás-ellenőrzőben, ne féljen külső forrásokat (például online szótárt) igénybe venni.

Egyéb nyelvtani hibák, amelyekre figyelni kell, a következők lehetnek:

• A nagybetűk helytelen használata
• Az írásjelek helytelen használata (vessző, pontosvessző stb.)
• Nem megfelelő írásstílus és hangnem professzionális környezethez
• A tulajdonnevek helytelen használata – ez különösen fontos más emberek megszólításánál; kevés dolog kínosabb, mint egy fontos személy (vagy valami) nevének elírása!

Ha elkészült az e-mail, olvassa fel hangosan, hogy megtudja, van-e értelme. Néha pusztán a hangzásából lehet megállapítani, hogy egy mondat „kikapcsolt”.

Innentől kezdve bármilyen javítást elvégezhet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az e-mailek teljes áramlása egységes.

Végül, ha van ideje, mentse az e-mailt piszkozatként, és hagyja el. Megkérheti a közvetlen barátokat vagy családtagokat is, hogy olvassák el e-mailjeit, hogy lássák, észlelnek-e hibát.

Egy jó hüvelykujjszabály az, hogy csak akkor nyomja meg a „Küldés” gombot, ha biztos abban, hogy a legjobb tudása szerint lektorált és újragondolt mindent az üzenetben.

Legyen tömör a munkahelyi e-mailekben

A cégénél mindenkinek megvan a maga felelőssége, ezért hasznos, ha tömör e-mailek készítésével tisztelheti idejét. Ha röviden, édesen és lényegre törően fogalmazza meg őket, azonnal egyértelmű választ kaphat, és folytathatja a napot.

Először is győződjön meg arról, hogy üzenetei rövid, könnyen érthető bekezdéseket tartalmaznak. Valójában minden bekezdésnek nem kell hosszabbnak lennie két mondatnál.

Tegyük fel, hogy az e-mailben több teljes hosszúságú bekezdést kell írnia. Ebben az esetben megfontolhat egy személyes találkozót azzal, akivel e-mailt küld, hogy minimalizálja a zavart és a félreértéseket.

Győződjön meg arról, hogy minden bekezdése csak releváns információkat tartalmaz. Bármennyire is csábító az apró részletek beillesztése, amelyek segíthetnek a címzettnek megérteni az üzenetet, de ezeket a kiegészítéseket levágva rövid és közvetlen e-mailt hozhat létre.

.kosárból .iso

Az ilyen típusú üzeneteket az olvasó gyakran sokkal könnyebben megérti, és a fogadó fél valószínűleg pontosító kérdéseket tesz fel válaszul, ha szükséges.

A tömör nyelvezet használatának másik hasznos módja az, hogy óvakodunk a „lenni” igéktől. Például valami olyasmi, hogy „tudok jelentést küldeni”, lerövidülhet „jelentést küldök”.

Ebben a forgatókönyvben ki kell hagynia a „lenni” igét, és egy aktív igére cserélné, amely kiküszöböli a szóhasználatot.

Írj tiszteletteljes hangon

Mindenekelőtt tisztelettel közvetítse üzenetét.

Az e-mailben megjelenő agresszió rosszindulatúnak tűnhet, mivel a címzett nem beszél közvetlenül Önnel. Még akkor is elkerülheti ezt a véletlenszerű hangot, ha rossz híreket közöl, ha egyensúlyba hozza a negativitást a pozitivitással.

Például, ha kritizálni szeretné egy alkalmazott teljesítményét, akkor kezdheti a mondatot azzal, hogy mond valami pozitívat, és befejezheti a kritikával.

Ezenkívül kerülje a „de” szó használatát . Ez tagadja a mondat első felét, így még ha valami pozitívmal kezdesz is, a „de” használata azt gondolhatja valakiben, hogy hamis vagy. Tehát cserélje ki a „de” szót „és”-re, hogy mindkét állítás igaz maradjon.

Arra is gondolhat, hogy az üzenet végére egy rövid aláírást helyezzen el. Ezek az aláírások segíthetnek fontos kapcsolatfelvételi és személyes adatok továbbításában a címzettnek.

Ha szeretné, nyissa meg az e-mail beállításait, és állítson be egy aláírást, amely tartalmazza a nevét, elérhetőségi telefonszámát és egyéb webhelyeit, amelyekkel kapcsolatban áll.

Ha cége rendelkezik logóval, fontolóra veheti a látványelemek aláírásának részét. Az eredmény egy professzionális hangzású és megjelenésű e-mail, amely tiszteletteljes hangnemben marad.

Következtetés

Az egyik legfontosabb tudnivaló, hogy a legjobb tudása szerint rövid, tömör és hibamentes üzeneteket írjon, még egyszerűbb e-mailekben is. Ezzel megmutatod főnöködnek, hogy tiszteled őket, és azt mondod magadnak, hogy valóban te vagy az a szakember, akinek szeretnéd, hogy mások lássanak.